POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
INVERSIONES CÉNTRICO S.A.S.

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
3. OBJETIVO DE LA POLÍTICA
4. MARCO LEGAL
5. ÁMBITO DE APLICACIÓN
6. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA
7. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
8. TIPO DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO
9. FUENTES DE RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
10. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
11. AVISO DE PRIVACIDAD
12. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
13. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
14. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS Y PROTECCIÓN A NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
15. DERECHO DE ACCESO Y CONDICIONES PARA EL SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN
16. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DE LAS BASES DE DATOS
17. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN, Y SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES
18. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)
19. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
20. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
21. DECLARACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD
22. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
23. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

I. INTRODUCCIÓN

En CÉNTRICO valoramos enormemente la confianza que depositas en nosotros. Por ello, en estricto cumplimiento del derecho fundamental al Habeas Data consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, así como en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), adoptamos la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

El propósito de este documento es establecer de forma clara, transparente y cercana los lineamientos, principios y procedimientos bajo los cuales CÉNTRICO realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, en general, el tratamiento de los datos personales de nuestros alumnos, clientes, colaboradores, proveedores y aliados. Asimismo, buscamos garantizar que conozcas plenamente los derechos que te asisten frente al manejo de tu información y los mecanismos efectivos que hemos dispuesto para su protección.

II. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La entidad que actúa como responsable del tratamiento de tus datos personales es la sociedad INVERSIONES CÉNTRICO S.A.S. (en adelante, “CÉNTRICO”), identificada con el NIT 901.879.131-9.

Para velar por una comunicación transparente y facilitar el ejercicio de tus derechos legales (como conocer, actualizar, rectificar, suprimir tu información o revocar tu autorización), hemos dispuesto los siguientes canales de atención oficial:

A través de cualquiera de estos canales, nuestro equipo estará siempre a tu disposición para atender tus solicitudes de manera ágil y oportuna.

III. OBJETIVO DE LA POLÍTICA

El objetivo principal de este documento es velar por el manejo adecuado, seguro y estrictamente confidencial de la información personal de todos los grupos de interés de CÉNTRICO (nuestros alumnos, proveedores, colaboradores y aliados estratégicos).

A través de esta Política, establecemos los lineamientos bajo los cuales recolectamos, almacenamos, usamos, transferimos y suprimimos los datos personales. Nuestro propósito es que tengas tranquilidad de que todo el ciclo de vida de tu información se desarrolla en cumplimiento de la ley, con los más altos estándares de protección y respeto por tu privacidad.

IV. MARCO LEGAL

Las reglas y procedimientos consagrados en la presente Política han sido estructurados en estricto cumplimiento de la normativa colombiana vigente en materia de protección de datos personales y el derecho al Habeas Data, fundamentándose de manera específica en las siguientes disposiciones:

• CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. – Artículo 15 (Derecho a la intimidad y al Habeas Data).
• LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012. – Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• LEY ESTATUTARIA 1266 DE 2008. – Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data en relación con la información financiera, crediticia y comercial (aplicable a las gestiones de cobranza y reporte).
• DECRETO ÚNICO REGLAMENTARIO 1074 DE 2015 (SECTOR COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO). – Específicamente su Capítulo 25, que compila el Decreto 1377 de 2013, reglamentando parcialmente la Ley 1581.
• DECRETOS REGLAMENTARIOS 1727 DE 2009 Y 2952 DE 2010. – Que reglamentan la Ley 1266 de 2008.
• CIRCULAR ÚNICA DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO (SIC). – Título V, sobre la protección de datos personales y las instrucciones para el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
• JURISPRUDENCIA CONSTITUCIONAL. – Sentencias C-1011 de 2008 y C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, las cuales fijan el alcance y los límites de los derechos de los Titulares.

Cualquier modificación, adición o derogatoria de estas normas se entenderá incorporada de manera automática a la presente Política, primando siempre la disposición legal superior.

V. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, procesados y, en general, tratados por CÉNTRICO, ya sea a través de medios físicos, digitales o electrónicos. Este tratamiento se rige por las necesidades operativas de nuestra actividad empresarial, aplicándose dentro del territorio colombiano o por fuera de él (en caso de utilizar servidores internacionales en la nube o aliados extranjeros).

Para garantizar la máxima transparencia y seguridad, el ámbito de aplicación de este manual comprende los siguientes lineamientos:

A QUIÉNES OBLIGA (DESTINATARIOS DE LA POLÍTICA). – Las disposiciones aquí contempladas son de estricto cumplimiento, se aplicarán y obligarán a las siguientes personas:

• Representantes legales, directivos y equipo gerencial de CÉNTRICO.
• Revisor Fiscal, auditores y/o equipo contable de CÉNTRICO.
• Personal interno (instructores, personal administrativo y de servicio al cliente) que custodie, trate o tenga acceso a las bases de datos del estudio.
• Contratistas (personas naturales, personas jurídicas, consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura) que presten sus servicios a CÉNTRICO bajo cualquier modalidad de vinculación o relación comercial, en virtud de las cuales se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal o sensible.
• Cualquier persona con la cual exista una relación legal de orden estatutario, contractual, de servicios o cualquier otra.
• Las demás personas e instituciones que establezca la ley.

A QUIÉNES PROTEGE (TITULARES DE LA INFORMACIÓN). – Esta Política está diseñada para proteger de manera integral los datos personales y sensibles de nuestros alumnos actuales, usuarios potenciales, colaboradores, proveedores, aliados estratégicos y cualquier otra persona natural cuya información repose en los sistemas de CÉNTRICO.

ÁMBITO TEMPORAL. – Las reglas de esta Política rigen para el tratamiento de los datos personales que hayan sido recolectados con anterioridad a su expedición, así como para todos aquellos datos que CÉNTRICO recolecte en el futuro.

EXCEPCIONES LEGALES. – Esta Política no será aplicable a:

• Bases de datos y archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.
• Bases de datos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, o la prevención, detección y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo (SARLAFT/SAGRILAFT).
• Bases de datos que contengan información de inteligencia o estén reguladas expresamente por otras leyes especiales (como la Ley 1266 de 2008 sobre información financiera).

VI. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA

Para los efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, y de conformidad con la normativa legal colombiana vigente, se aplicarán las siguientes definiciones:

• TITULAR. – Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. – Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. – Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• TRATAMIENTO. – Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• AUTORIZACIÓN. – Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• AVISO DE PRIVACIDAD. – Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• BASE DE DATOS. – Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• CAUSAHABIENTE. – Persona que ha sucedido a otra por causa de fallecimiento de ésta (heredero).
• DATO PERSONAL. – Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• DATO SENSIBLE. – Aquellos que pueden afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como por ejemplo los concernientes a la salud, vida sexual, sexo, orientación política, origen racial o étnico, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos biométricos, entre otros.
• DATO SEMIPRIVADO. – Aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación pueda interesar no sólo a su Titular sino además, a cierto sector de personas o a la sociedad en general.
• DATO PÚBLICO. – Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución y aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• TRANSFERENCIA. – La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• TRANSMISIÓN. – Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• CESIÓN DE DATOS. – Tratamiento de datos que supone su revelación de manera gratuita u onerosa, a una persona diferente al Titular del dato o distinta del responsable autorizado por el Titular.
• HABEAS DATA. – Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
• PROCEDIMIENTO DE DISOCIACIÓN. – Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.

VII. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, CÉNTRICO aplicará rigurosamente los principios rectores para el tratamiento de datos personales. Estos principios son las reglas fundamentales, de orden legal y jurisprudencial, que inspiran y orientan nuestras acciones, velando siempre por el respeto a tu derecho a la intimidad y al Habeas Data. Los principios que guían nuestra labor son los siguientes:

• PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS. – El tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• PRINCIPIO DE FINALIDAD. – El tratamiento de datos que realice CÉNTRICO obedecerá a una finalidad legítima, en consonancia con la Constitución. Dicha finalidad deberá ser informada al Titular previo a la recopilación de los datos personales o sensibles.
• PRINCIPIO DE LIBERTAD O CONSENTIMIENTO INFORMADO. – El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD. – Los datos personales sujetos a tratamiento deben corresponder a situaciones reales, veraces, deben ser comprensibles, exactos y completos, conforme a lo entregado por el Titular de la misma. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• PRINCIPIO DE INCORPORACIÓN. – Cuando la recolección de información personal en bases de datos signifique situaciones ventajosas para su Titular, el operador de la base de datos deberá incorporarlos.
• PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA. – El tratamiento de los datos personales y/o sensibles está sometida los límites específicos determinados por el objeto de cada base de datos, por la autorización del Titular y el principio de finalidad. En este sentido, el tratamiento de los datos sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales (salvo aquellos datos personales de carácter público) no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos, la obligación de CÉNTRICO será de medios.
• PRINCIPIO DE SEGURIDAD. – Los datos personales sujetos a tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• PRINCIPIO DE CADUCIDAD O TEMPORALIDAD. – La información desfavorable del Titular debe ser retirada de las bases de datos, de forma definitiva, con base en criterios de razonabilidad y oportunidad; así mismo, una vez desaparezcan las causas que justificaron el acopio y administración de la información del Titular, su uso deberá cesar.
• PRINCIPIO DE UTILIDAD. – La recolección, acopio, procesamiento e información de los datos personales debe cumplir una función determinada, acorde al ejercicio legítimo de la administración de los mismos.
• PRINCIPIO DE NECESIDAD. – La información personal concernida debe ser aquella estrictamente necesaria para el cumplimiento de los fines de la base de datos.
• PRINCIPIO DE INDIVIDUALIDAD. – Las bases de datos recaudadas de manera independiente deben conservarse de esa manera.
• PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA. – Se garantizará el derecho del Titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
• PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD. – CÉNTRICO y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal y/o sensible, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de los mismos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual o el vínculo comercial o de cualquier otra índole.
• PRINCIPIO DE PROTECCIÓN ESPECIAL DE DATOS SENSIBLES. – Los datos personales de carácter sensible, sólo se recolectarán por CÉNTRICO cuando sean necesarios para el desarrollo de su objeto social.

VIII. TIPO DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

Las bases de datos de CÉNTRICO almacenan datos personales de diverso tipo, los cuales son recolectados directamente en nuestras instalaciones físicas, a través de formularios de inscripción, plataformas de reservas, sitio web, interacciones en redes sociales (como Instagram, Facebook, WhatsApp, entre otras) o suministrados por los mismos Titulares. Estos datos varían según la relación que se tenga con el Titular (cliente, alumno, instructor, proveedor o empleado) y pueden incluir:

• DATOS DE IDENTIFICACIÓN. – Nombres y apellidos completos, tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento, edad, género y fotografías o imágenes de perfil.
• DATOS DE CONTACTO E INTERACCIÓN. – Dirección de residencia, correo electrónico, números telefónicos (fijos y celulares), contactos para casos de emergencia y perfiles de usuarios en redes sociales.
• DATOS SOCIOECONÓMICOS Y TRANSACCIONALES. – Información de facturación, historial de pagos, medios de pago (tarjetas o cuentas bancarias, tratados bajo los estándares de seguridad aplicables) e historial de reservas y asistencia a clases.
• DATOS SENSIBLES. – Información relativa a la salud, estado físico, antecedentes médicos, datos biométricos (como huellas dactilares para control de acceso o material audiovisual/fotográfico captado durante las clases) y firmas.

Dada la naturaleza de CÉNTRICO como centro de Pilates y acondicionamiento físico, la recolección de datos sensibles, especialmente aquellos relacionados con la salud (lesiones previas o actuales, patologías, cirugías, embarazos o limitaciones de movilidad), reviste una importancia fundamental.

Este tratamiento tiene como propósito exclusivo salvaguardar la integridad física del alumno. Conocer esta información permite a nuestros instructores brindar una asesoría personalizada, adaptar los ejercicios a las capacidades individuales, prevenir riesgos o accidentes durante la práctica y garantizar un entorno de entrenamiento seguro y responsable.

CÉNTRICO solo podrá hacer uso y tratamiento de datos sensibles, y en todo caso bajo los más estrictos estándares de confidencialidad, en los siguientes casos amparados por la ley:

• Autorización explícita del Titular. – Cuando el Titular (o su representante legal) haya otorgado su consentimiento previo, expreso e informado para el tratamiento de sus datos sensibles, entendiendo que ninguna persona está obligada a suministrarlos, pero aceptando que su negativa frente a datos de salud podría limitar la prestación segura del servicio.
• Interés vital del Titular. – Cuando el tratamiento sea estrictamente necesario para salvaguardar el interés vital del Titular (por ejemplo, una emergencia médica durante una clase), y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos casos, la autorización podrá ser otorgada por sus representantes legales o familiares.
• Reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho. – Cuando el tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial (ej. reclamaciones ante aseguradoras o procesos legales).
• Finalidades estadísticas o científicas. – Cuando el tratamiento tenga una finalidad de carácter estadístico. En estos casos, CÉNTRICO adoptará las medidas técnicas adecuadas para anonimizar la información y suprimir la identidad del Titular.

IX. FUENTES DE RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

CÉNTRICO podrá recolectar y obtener datos personales a través de diversas fuentes, acordes con la operatividad diaria y la prestación de servicios propios de un centro de Pilates. Esta información podrá ser suministrada directamente por el Titular a través de los siguientes canales:

• INTERACCIONES PRESENCIALES Y OPERATIVAS. – Diligenciamiento de formularios físicos de inscripción en la recepción del estudio, firma de consentimientos informados (exoneraciones de responsabilidad o waivers médicos) y registros manuales o biométricos de asistencia a las clases.
• PLATAFORMAS DIGITALES Y DE RESERVAS. – Aplicaciones móviles, software de agendamiento de clases, formularios del sitio web y pasarelas de pago electrónico utilizadas para la compra de tiquetes, mensualidades o membresías.
• CANALES DE ATENCIÓN Y REDES SOCIALES. – Comunicaciones directas a través de líneas de WhatsApp corporativo, mensajes directos o interacciones en redes sociales oficiales (como Instagram, TikTok o Facebook), correos electrónicos y llamadas telefónicas.
• DOCUMENTOS COMERCIALES, LEGALES Y LABORALES. – Suscripción de contratos (laborales o de prestación de servicios para instructores), facturas de venta, recibos de pago, cuentas de cobro, cotizaciones y relaciones con proveedores.

Asimismo, CÉNTRICO podrá obtener datos personales a través de terceros (por ejemplo, mediante programas de referidos entre alumnos, familiares que compran planes de regalo, o alianzas con profesionales de la salud y fisioterapeutas), siempre y cuando quienes suministren los datos garanticen que cuentan con la autorización previa, expresa e informada del Titular para compartir, transmitir o transferir dicha información.

X. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales de los Titulares, CÉNTRICO requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de éste.

¿CUÁNDO NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES?

De acuerdo con la ley, no se requerirá de la autorización del Titular en los siguientes casos:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

¿QUÉ INFORMACIÓN DEBERÁ DARSE AL TITULAR PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES?

La autorización se entenderá como el consentimiento informado emitido de manera libre y consciente por el Titular o su representante, en la cual CÉNTRICO informa la siguiente información:

• El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
• El tiempo por el cual serán tratados sus datos personales.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• Los diferentes canales de comunicación en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el responsable o encargado del tratamiento.

¿QUIÉN PUEDE MANIFESTAR LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL TITULAR?

La autorización de tratamiento de datos personales a CÉNTRICO podrá ser otorgada por:

• El Titular, quien deberá acreditar su identidad de forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición CÉNTRICO.
• Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar dicha calidad.
• El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

¿CUÁLES SON LOS MEDIOS POR LOS QUE SE PUEDE OTORGAR LA AUTORIZACIÓN A CÉNTRICO?

CÉNTRICO obtendrá la autorización para el tratamiento de datos personales mediante diferentes medios, entre los cuales están:

• Documento físico.
• Por medios electrónicos como mensajes de datos, internet, sitios web.
• Cualquier otro formato que, en todo caso, permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluye que de no haberse surtido la misma, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

En todo caso, la autorización será solicitada por CÉNTRICO de manera previa al tratamiento de datos personales del Titular.

¿CÓMO SE PRUEBA QUE SE REALIZÓ LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES?

CÉNTRICO conservará la prueba de la autorización para el tratamiento de datos otorgada por los Titulares, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance ello. Igualmente, CÉNTRICO adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha en que obtuvo la autorización. En consecuencia, CÉNTRICO podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

¿CÓMO PUEDEN LOS TITULARES REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES?

Los Titulares pueden, en cualquier momento, revocar la autorización del tratamiento de sus datos personales concedida, o solicitar la supresión de sus datos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. CÉNTRICO establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

La revocatoria de la autorización podrá realizarse de manera total o parcial frente a las finalidades autorizadas. En caso de que la revocatoria sea total, CÉNTRICO deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos. En caso de que la revocatoria sea parcial, en relación con ciertos tipos de tratamiento, las actividades de tratamiento de datos cesarán solo sobre dichas finalidades, pero podrá continuar el tratamiento de datos personales sobre aquellos fines en relación con los cuales el Titular no hubiera revocado su consentimiento.

XI. AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es el documento (físico, electrónico o en cualquier otro formato), puesto a disposición del Titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se le comunica al Titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de datos de CÉNTRICO y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

• La identidad, domicilio y datos de contacto de CÉNTRICO como responsable del tratamiento de datos personales.
• El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
• Los derechos del Titular.
• Los mecanismos generales dispuestos por CÉNTRICO como responsable del tratamiento de los datos personales para que el Titular conozca la política de tratamiento de datos y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular sobre cómo acceder o consultar dicha política.
• El carácter facultativo de la respuesta relativa a la pregunta sobre datos sensibles.

XII. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de CÉNTRICO (tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión) se aplicarán de manera transversal a todos los Titulares, rigiéndose por las siguientes reglas generales de ciclo de vida del dato:

• ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA. – Toda la información personal y documentación de respaldo (física o digital) será almacenada en bases de datos seguras, carpetas virtuales o archivos físicos centralizados. El acceso a esta información será strictly restringido y limitado al personal autorizado de CÉNTRICO que requiera conocerla para el cumplimiento de sus funciones.
• TRATAMIENTO DE TERCEROS (ENCARGADOS). – Cualquier tercero que, en virtud de una relación contractual o alianza con CÉNTRICO, deba tratar datos personales por cuenta de la empresa, deberá firmar acuerdos de confidencialidad y transmisión de datos, obligándose a cumplir con las mismas medidas de seguridad exigidas en esta Política.
• RETENCIÓN Y SUPRESIÓN. – Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo que dure la relación comercial, laboral o de servicios. Una vez finalizada dicha relación por cualquier causa, la información pasará a un estado de archivo inactivo y se conservará exclusivamente por el tiempo necesario para cumplir con obligaciones legales (contables, tributarias o laborales). Superados estos plazos legales, los datos serán eliminados de manera segura o anonimizados de forma definitiva.
• PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. – Sin perjuicio de las excepciones legales, el tratamiento de datos (y en especial de datos sensibles) requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. CÉNTRICO velará por que dicha autorización sea obtenida a través de formularios, casillas de aceptación web, grabaciones o firmas físicas, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

XIII. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales y sensibles recolectados por CÉNTRICO en el desarrollo de su objeto social, serán utilizados para las finalidades que se describen a continuación. La información suministrada por el Titular será tratada de manera exclusiva para los propósitos aquí señalados, y una vez cese la necesidad de su tratamiento, los datos pasarán a estado inactivo o serán eliminados conforme a las políticas de retención de la empresa.

FINALIDADES TRANSVERSALES (APLICABLES A TODOS LOS TITULARES)

• Velar por la seguridad y adecuada prestación de los servicios y productos de CÉNTRICO, o de cualquier tercero vinculado directa o indirectamente con la empresa.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
• Ejecutar los contratos que la empresa ha suscrito bajo cualquier modalidad.
• Soportar y realizar los procesos de auditoría y seguimiento interno o externo de la empresa.
• Verificar datos a través de la consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
• Realizar actividades de georreferenciación y estudios estadísticos.
• Compartir con terceros que colaboran con CÉNTRICO y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información (tales como, sin ser limitantes: proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, fondos de pensiones y cesantías, y entidades bancarias).
• Almacenar y respaldar las bases de datos en data centers o servidores localizados fuera del territorio colombiano (servicios en la nube), garantizando la continuidad, seguridad, disponibilidad y respaldo informático de la información.
• Velar por la seguridad de los usuarios, colaboradores, visitantes y bienes del establecimiento mediante sistemas de monitoreo por cámaras de videovigilancia en las instalaciones físicas de CÉNTRICO. Las imágenes y grabaciones captadas por el circuito cerrado de televisión (CCTV) serán utilizadas estrictamente para fines de seguridad, prevención de riesgos y control de acceso.
• Gestionar el proceso contable, financiero, emisión de facturación electrónica, notas crédito y cumplimiento de obligaciones tributarias y reportes de información exógena ante la DIAN y autoridades locales.
• Prevenir y administrar riesgos asociados al lavado de activos, financiación del terrorismo (SARLAFT/SAGRILAFT) y consultar listas de control nacionales e internacionales.
• Soportar procesos de auditoría interna o externa y dar respuesta oportuna a peticiones, consultas, reclamos o requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.
• Cualquier otra finalidad que llegare a resultar conexa o directamente derivada del desarrollo del contrato, la relación comercial o de cualquier otra índole entre CÉNTRICO y el Titular.

FINALIDADES PARA USUARIOS, ALUMNOS Y CLIENTES POTENCIALES

• Administrar el registro de usuarios, control de aforo, agendamiento de clases, gestión de listas de espera, políticas de cancelación y control de asistencia a través de aplicaciones, plataformas web o registros presenciales.
• Conocer el estado de salud, antecedentes médicos y condiciones físicas del alumno para adaptar las rutinas, prevenir lesiones y garantizar una práctica deportiva segura.
• Recolectar y tratar datos sensibles de salud (antecedentes médicos, lesiones, patologías, cirugías, estado de embarazo o limitaciones físicas) con el fin de adaptar las rutinas, prevenir accidentes, brindar asesoría personalizada por parte de los instructores y velar por la integridad física del alumno.
• Contactar a los familiares o personas designadas por el alumno en caso de presentarse una emergencia médica o fuerza mayor dentro de las instalaciones.
• Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer sus servicios, seminarios, productos o cualquier otro, propio o de terceras personas.
• Capturar, almacenar, utilizar y publicar fotografías, videos o material audiovisual tomado durante las clases, eventos o talleres, con el fin de ser utilizado en las redes sociales oficiales (Instagram, Facebook, TikTok, entre otras), página web, material publicitario o promocional del estudio.
• Utilizar y compartir datos personales con plataformas de terceros (como Meta, Google o TikTok) para la creación de audiencias personalizadas y búsqueda de perfiles similares (lookalikes), optimizando las pautas publicitarias digitales.
• Enviar información sobre promociones, planes, tarifas especiales, talleres, seminarios, alianzas comerciales y eventos a través de WhatsApp, correo electrónico, llamadas o mensajería de texto. Asimismo, realizar encuestas relacionadas con los servicios ofrecidos para evaluar la satisfacción del cliente y mejorar la calidad de las clases.
• Procesar pagos de membresías, efectuar gestiones de cobranza en caso de mora, y consultar, actualizar o reportar el comportamiento crediticio en centrales de riesgo.
• Implementar programas de fidelización, realizar estudios de mercado y adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
• Enviar información sobre actividades y/o consultorías desarrolladas por CÉNTRICO, o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.
• Realizar seguimiento, acercamiento y/o creación de futuras relaciones comerciales.
• Emitir facturas, bonos, notas de crédito o cualquier otro documento equivalente, similar o afín.

FINALIDADES PARA CANDIDATOS, INSTRUCTORES Y EMPLEADOS

• Evaluar las hojas de vida, validar referencias personales, profesionales, antecedentes judiciales, laborales y certificaciones de formación en Pilates o disciplinas afines.
• Evaluar el perfil de los candidatos en procesos de selección, formalizar la vinculación laboral o de prestación de servicios.
• Verificar la situación legal, de antecedentes y disciplinaria del recurso humano.
• Cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral, tales como el pago de nómina, aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y reportes tributarios.
• Administrar la vinculación, pago de nómina, honorarios, afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (EPS, ARL, AFP) y dar cumplimiento a la normativa en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
• Implementar los programas de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) y gestionar emergencias médicas.
• Desarrollar programas de formación continua, evaluaciones de desempeño y emisión de certificaciones o constancias de trabajo.
• Emitir certificaciones, diplomas, constancias laborales o documentos similares o afines.

FINALIDADES PARA PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y ALIADOS

• Verificar la identidad, situación legal, financiera y comercial de los proveedores; emitir órdenes de compra, contratos, recepción de productos/servicios y gestión de pagos.
• Realizar la vinculación, registro y evaluación periódica de proveedores dentro de los sistemas contables y administrativos.
• Gestionar el pago de cuentas de cobro, facturas, obligaciones tributarias y reportes de información exógena ante la DIAN.

XIV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS Y PROTECCIÓN A NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. – De conformidad con la normativa legal vigente, los Titulares de los datos personales que se encuentren en las bases de datos y sistemas de información de CÉNTRICO tienen los siguientes derechos:

• Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento por parte de la empresa.
• Solicitar la actualización y rectificación de la información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a CÉNTRICO para el tratamiento de sus datos.
• Presentar quejas ante las autoridades competentes (Superintendencia de Industria y Comercio) por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, previo agotamiento del requisito de procedibilidad ante la empresa.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que pueden afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (tales como la orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, origen étnico o racial, datos relativos a la salud, a la vida sexual o datos biométricos). Los datos sensibles que llegasen a recolectarse bajo autorización explícita serán utilizados única y exclusivamente para las finalidades señaladas.
• Abstenerse de responder preguntas o proveer información relativa a los datos personales de niños, niñas o adolescentes.

TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. – CÉNTRICO reconoce la protección especial que la Constitución y la ley otorgan a los menores de edad. Por lo tanto, en el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.

Para garantizar esta protección, la empresa establece los siguientes parámetros restrictivos:

• Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
• En el evento excepcional en que se traten datos de naturaleza pública de menores, dicho tratamiento deberá cumplir estrictamente con los siguientes parámetros legales:
  • El tratamiento deberá responder y respetar el interés superior de los menores.
  • Se deberá asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
  • Cualquier tratamiento de esta naturaleza requerirá siempre la autorización previa, expresa e informada del representante legal del menor (padres o tutores).

XV. DERECHO DE ACCESO Y CONDICIONES PARA EL SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos personales, y con el fin de garantizar el derecho fundamental al Habeas Data, CÉNTRICO establece los siguientes lineamientos jurídicos y operativos para el suministro de la información y el efectivo ejercicio del derecho de acceso por parte de los Titulares:

LEGITIMACIÓN PARA EL SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN. – La información personal que repose en las bases de datos administradas por CÉNTRICO reviste carácter confidencial y reservado.

Por tanto, los datos personales objeto de tratamiento únicamente podrán ser entregados o suministrados a las siguientes personas, previa validación de su calidad:

• A los Titulares de los datos, sus causahabientes (herederos) o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas que la requieran en el ejercicio estricto de sus funciones legales, o mediante orden judicial.
• A los terceros que cuenten con autorización expresa y por escrito otorgada por el Titular, o a aquellos terceros a quienes la ley autorice de manera explícita.

GARANTÍAS PROCESALES PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO. – Con el propósito de salvaguardar el derecho que asiste a las personas legitimadas para conocer, actualizar y rectificar su información, CÉNTRICO asegurará las siguientes condiciones procesales:

• Acreditación de identidad. – Todo requerimiento de acceso a la información estará sujeto a un proceso de validación previa y fehaciente de la identidad del Titular, la calidad del causahabiente o la personería jurídica del representante legal, con el fin de prevenir accesos fraudulentos o no autorizados.
• Principio de gratuidad. – El acceso y consulta de los datos personales por parte del Titular será un trámite de carácter gratuito, garantizando el cumplimiento del artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.
• Integralidad y claridad. – La información requerida será suministrada de manera pormenorizada, comprensible y detallada, abarcando la totalidad de los datos personales que se encuentren vinculados a la identificación del solicitante en las bases de datos de la empresa.
• Canales de disposición. – CÉNTRICO pondrá a disposición de los Titulares los canales institucionales de atención (físicos y/o electrónicos) descritos en la presente Política. Dichos canales operarán sin restricción alguna, permitiendo un acceso directo que facilite la gestión, conocimiento y actualización de los datos de forma oportuna.

XVI. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DE LAS BASES DE DATOS

CÉNTRICO o cualquiera de los destinatarios de estas políticas, cuando asuman la calidad de responsables y/o encargados del tratamiento de datos personales, deberán cumplir los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, conforme a los datos otorgados por el Titular.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada por el Titular se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Llevar un registro de aquellos datos que han sido modificados y las respectivas modificaciones, las cesiones de datos y transmisión de los mismos.
• Abstenerse de usar aquellos datos que estén siendo controvertidos por el Titular o su representante o que la entidad judicial o administrativa competente hubiere ordenado no usar.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas designadas para ello.
• Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
• Realizar un historial donde consten los datos inactivos, al cual de igual manera deberá ser custodiado.
• Llevar un registro organizado de las solicitudes realizadas por los Titulares o sus representantes y las respuestas ofrecidas a los mismos.

XVII. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN, Y SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

El Titular de los datos personales –o la persona legitimada para ello– puede ejercer su derecho de hábeas data mediante un mecanismo de consultas, peticiones, quejas o reclamos a través de los canales de atención dispuestos por CÉNTRICO para tales efectos.

En todo caso, el Titular del dato y/o su representante interesado en el ejercicio de sus derechos, deberá acreditar tal condición, mediante copia del documento pertinente. Para el caso de los Titulares, lo anterior deberá ser acreditado mediante cédula de ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería, registro civil. Los representantes, deberán comprobar tal situación a través de poder especial y/o poder general debidamente reconocido ante notario, certificado de existencia y representación – socios-, registro civil o sentencia judicial que así lo determine.

En este sentido, los Titulares –o las personas legitimadas para ello– podrán ejercer sus derechos a conocer (consultas), actualizar, rectificar o suprimir su información (reclamos) bajo el siguiente procedimiento estandarizado:

CANALES Y MEDIOS DE ATENCIÓN

Con el propósito de facilitar el ejercicio de estos derechos, CÉNTRICO pondrá a disposición los siguientes canales operativos:

• El correo electrónico institucional asignado para la protección de datos indicado al inicio de esta Política.
• Los medios físicos o correspondencia dirigida al área encargada de la protección de datos indicados al inicio de esta Política.
• Formularios, sistemas o métodos simplificados para la recepción de solicitudes.

FORMULACIÓN Y REQUISITOS DE LA SOLICITUD

Toda petición, sea consulta o reclamo, deberá formularse mediante los canales descritos y contener como mínimo la siguiente información:

• Identificación completa del Titular (y de su representante, si aplica).
• Descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar a la solicitud.
• Petición concreta y precisa, en la cual se especifique el motivo y contenido de la misma (si lo que se pretende es una consulta, actualización de información, rectificación o solicitud de supresión de los datos personales).
• Los razonamientos o justificaciones de la petición.
• Documentos o soportes que se quieran hacer valer como prueba (especialmente para actualizaciones o rectificaciones).
• Dirección de notificación física o electrónica para recibir la respuesta.

GESTIÓN, TRÁMITE INTERNO Y SUBSANACIÓN

Una vez recibida la solicitud, CÉNTRICO aplicará las siguientes reglas de gestión:

• Registro y etiquetado. – Se registrará en el sistema la fecha de recepción, la identidad del solicitante y el área encargada. Si es un reclamo, se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" hasta que sea decidido de fondo.
• Verificación de identidad. – El suministro o modificación de la información estará estrictamente condicionado a la previa verificación de la identidad del Titular o la acreditación legal de su representante.
• Subsanación. – Si la solicitud resulta incompleta, CÉNTRICO requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá que ha desistido.
• Falta de competencia. – Si quien recibe la solicitud no es el competente para resolverla, dará traslado a quien corresponda en máximo dos (2) días hábiles e informará al interesado.

TIEMPOS DE RESPUESTA LEGAL

TIPO DE SOLICITUD	PLAZO INICIAL MÁXIMO	PLAZO DE PRÓRROGA (SI HAY DEMORAS JUSTIFICADAS)
Consultas (Conocer información)	10 días hábiles desde su recepción.	5 días hábiles adicionales.
Reclamos (Actualizar, rectificar, suprimir)	15 días hábiles desde el día siguiente a su recepción.	8 días hábiles adicionales.

MEDIOS DE NOTIFICACIÓN

La respuesta de fondo (y los avisos de prórroga, si aplican) será entregada a través del mismo canal de recepción por el cual fue radicada, o mediante el medio técnico o de contacto que el solicitante haya indicado expresamente en su petición.

REGLAS ESPECIALES PARA LA SUPRESIÓN DE DATOS

En el caso específico de las solicitudes de eliminación o supresión de datos, esta procederá cuando los datos ya no sean necesarios para la finalidad recabada o se haya superado el periodo necesario de tratamiento. Sin embargo, CÉNTRICO podrá negar la supresión cuando:

• El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas (ej. obligaciones fiscales o persecución de delitos).
• Los datos sean estrictamente necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular o cumplir con una obligación legalmente adquirida.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD PARA QUEJAS ANTE LA SIC. – Es pertinente aclarar que los Titulares de la información, sus representantes o causahabientes solo podrán elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo indicado en esta Política ante CÉNTRICO, y cuya respuesta no haya sido satisfactoria o no se haya emitido dentro de los plazos legales establecidos.

XVIII. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

Se informa a todos los Titulares que el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y es de libre consulta para los ciudadanos.

En estricto cumplimiento de la normatividad vigente, CÉNTRICO procederá a realizar el reporte y registro de sus bases de datos ante el RNBD en los tiempos, plazos y condiciones que exija la ley aplicable, específicamente cuando la empresa alcance los topes de tamaño o nivel de activos (medidos en UVT) exigidos por el Gobierno Nacional.

CÉNTRICO aclara que el eventual registro de sus bases de datos ante la SIC consiste en reportar la existencia de las mismas y sus políticas de seguridad (metadatos), pero en ningún caso implica entregar, cargar o hacer públicos los datos personales de nuestros Titulares. Asimismo, la empresa se reserva la facultad de mantener y catalogar determinada información administrativa como confidencial, especialmente aquella relacionada con estrategias operativas o secretos comerciales e industriales del estudio de Pilates.

XIX. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando estricto cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad legal vigente, CÉNTRICO adoptará y mantendrá las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para otorgar seguridad a los registros y bases de datos bajo su administración. El objetivo de estas disposiciones operativas e informáticas es proteger la información personal, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.

XX. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Como se indicó anteriormente, CÉNTRICO actúa en todo momento como la entidad Responsable del tratamiento de los datos personales. Ahora bien, con el fin de procurar brindar una respuesta ágil, centralizada y eficiente a nuestros Titulares, CÉNTRICO ha designado al área de gerencia como el área encargada de recibir, procesar y canalizar todas las peticiones, consultas, quejas y reclamos (PQRS) relacionadas con la protección de datos personales.

Esta área será la garante interna de velar por el respeto de los derechos de los alumnos, colaboradores y aliados, y será el puente de comunicación directo a través de los canales de atención dispuestos (correo electrónico, teléfonos y sede física) mencionados en la presente Política.

XXI. DECLARACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD

CÉNTRICO está firmemente comprometida con la protección, la privacidad y el correcto tratamiento de los datos personales de todos sus alumnos, colaboradores, proveedores y aliados. En consecuencia, declaramos que no se comparten, comercializan ni divulgan datos a terceros sin la previa y expresa autorización del Titular, salvo que se trate del estricto cumplimiento de una obligación legal o ante el requerimiento de una autoridad judicial o administrativa competente.

Adicionalmente, velamos por que la información recolectada sea utilizada única y exclusivamente para las finalidades autorizadas y descritas de manera expresa en la presente Política. Toda la información será tratada bajo rigurosas medidas técnicas, humanas y administrativas de seguridad, con el propósito fundamental de proteger los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o divulgación no autorizada.

XXII. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos bajo el control de CÉNTRICO tendrán un periodo de vigencia equivalente al tiempo que sea razonable y estrictamente necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento descritas en la presente Política.

Una vez cumplida la finalidad (por ejemplo, al terminar la relación contractual, laboral o comercial con el Titular), CÉNTRICO procederá a la supresión o anonimización de los datos personales. Lo anterior, salvo que exista un deber legal, contable, tributario o contractual que exija la conservación de la información por un término superior, caso en el cual los datos pasarán a un estado de archivo inactivo y se conservarán bajo medidas de seguridad hasta que se cumplan dichos plazos legales.

XXIII. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 11 de agosto del 2026 y deja sin efectos cualquier política, manual, lineamiento o aviso de privacidad que pudiese haber existido anteriormente en la empresa.

CÉNTRICO se reserva el derecho de modificar, adicionar o actualizar la presente Política en cualquier momento, con el fin de adaptarla a novedades legislativas, lineamientos jurisprudenciales, cambios en sus políticas internas o nuevos requerimientos operativos para la prestación de sus servicios.

Cualquier modificación sustancial que afecte las finalidades del tratamiento o los datos de contacto del responsable, será comunicada de forma oportuna y previa a los Titulares a través de nuestros canales oficiales, tales como envíos por correo electrónico, mensajes de WhatsApp, publicaciones en nuestro sitio web o mediante avisos físicos instalados en la recepción del estudio. Además, en caso de que la modificación afecte de manera sustancial las finalidades del tratamiento, CÉNTRICO solicitará una nueva autorización a los Titulares para continuar con el mismo.